Contoh Surat Pengumuman: Panduan Lengkap dan Praktis dalam Bahasa Indonesia

Pengertian Surat Pengumuman


surat pengumuman

Read More

Surat pengumuman adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk memberikan informasi resmi kepada banyak pihak. Surat ini biasanya digunakan oleh organisasi, institusi, atau perusahaan untuk menyampaikan informasi penting, pengumuman, atau pemberitahuan kepada karyawan, anggota, atau masyarakat umum. Dalam surat pengumuman, biasanya terdapat beberapa elemen penting yang harus ada, seperti informasi pembuka, tujuan pengumuman, isi pengumuman, serta tanggal dan tanda tangan yang menunjukkan keabsahan surat.

Bagian-bagian Surat Pengumuman

Surat Pengumuman

Surat pengumuman terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diikuti agar dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan terstruktur. Bagian-bagian tersebut antara lain:

1. Tanggal

Tanggal

Tanggal merupakan bagian pertama yang harus terdapat dalam surat pengumuman. Tanggal ini mencatat kapan surat pengumuman tersebut dibuat atau dikeluarkan. Hal ini penting untuk mengetahui kebaruan informasi yang disampaikan dalam surat pengumuman tersebut.

2. Hal

Hal

Bagian selanjutnya dalam surat pengumuman adalah hal. Hal ini berisi ringkasan atau judul dari pengumuman yang akan disampaikan. Dalam hal ini, pengirim surat haruslah mencantumkan dengan jelas dan singkat mengenai informasi apa yang akan disampaikan dalam surat pengumuman tersebut. Hal ini bertujuan agar penerima surat dapat langsung memahami konten utama yang akan disampaikan.

Sebagai contoh, dalam surat pengumuman di sebuah sekolah, hal dapat ditulis sebagai “Pengumuman Penerimaan Siswa Baru Tahun Ajaran 2022/2023” atau “Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua OSIS”. Dengan mencantumkan hal yang jelas dan singkat, penerima surat dapat lebih mudah untuk menangkap pokok informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.

3. Isi Surat

Isi Surat

Bagian ini merupakan isi atau konten utama dari surat pengumuman. Isi surat berisi informasi atau pengumuman yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Dalam bagian ini, pengirim surat haruslah mengungkapkan informasi dengan jelas, lengkap, dan mudah dipahami.

Contoh isi surat pengumuman di sekolah dapat mencakup pengumuman mengenai jadwal ujian, kegiatan ekstrakurikuler, atau kegiatan lain yang berhubungan dengan sekolah. Penting bagi pengirim surat untuk mengorganisir informasi dalam isi surat dengan baik agar penerima surat dapat mengerti dengan jelas apa yang hendak disampaikan.

4. Penutup

Penutup

Bagian penutup merupakan bagian terakhir dari surat pengumuman. Pada bagian ini, pengirim surat menyampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama penerima surat. Selain itu, pengirim surat juga dapat menambahkan informasi kontak yang dapat dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut terkait pengumuman tersebut.

Penutup surat pengumuman sebaiknya ditulis dengan bahasa yang sopan dan ramah. Contoh penutup surat pengumuman dapat berbunyi “Demikian pengumuman ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Untuk informasi lebih lanjut, dapat menghubungi Bapak/Ibu Sekretaris di nomor telepon XXXX.”

Cek Juga >>>  Surat Lamaran Kerja Sederhana: Panduan Lengkap untuk Melamar Pekerjaan

Dengan memperhatikan dan mengikuti bagian-bagian tersebut dalam surat pengumuman, informasi yang ingin disampaikan dapat tersampaikan secara jelas dan terstruktur kepada penerima surat.

1. Pengenalan tentang Surat Pengumuman

Pengenalan tentang Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pengumuman penting kepada khalayak umum. Konten dalam surat pengumuman haruslah jelas, ringkas, dan mengandung informasi yang relevan. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak yang memiliki wewenang untuk mengumumkan sesuatu, seperti instansi pemerintah, perusahaan, sekolah, atau organisasi.

2. Komponen Surat Pengumuman

Komponen Surat Pengumuman

Surat pengumuman terdiri dari beberapa komponen penting yang harus ada dalam surat tersebut. Komponen-komponen tersebut antara lain:

  1. Identitas Pengirim: Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai pengirim surat pengumuman, seperti nama instansi, perusahaan, atau organisasi, alamat pengirim, nomor telepon, dan alamat email.
  2. Judul Pengumuman: Judul pengumuman haruslah mencerminkan isi pengumuman secara singkat dan jelas.
  3. Isi Pengumuman: Isi pengumuman haruslah ditulis secara rinci dan jelas. Pernyataan pengumuman harus disampaikan dengan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca surat pengumuman.
  4. Tanggal Pengumuman: Tanggal pengumuman merupakan tanggal saat surat pengumuman pertama kali dibuat.
  5. Penutup: Bagian penutup surat pengumuman berisi salam penutup, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih” dan tanda tangan pengirim.

3. Jenis Pengumuman dalam Surat Pengumuman Yang Sering Digunakan

Jenis Pengumuman dalam Surat Pengumuman yang Sering Digunakan

Surat pengumuman dapat digunakan untuk mengumumkan berbagai hal, berikut adalah beberapa jenis pengumuman yang sering digunakan dalam surat pengumuman:

  1. Pengumuman Acara: Surat pengumuman dapat digunakan untuk mengumumkan acara penting seperti seminar, rapat, workshop, pesta, atau kegiatan sosial lainnya yang diadakan oleh suatu instansi, perusahaan, atau organisasi.
  2. Pengumuman Peralihan Jabatan: Surat pengumuman juga digunakan untuk mengumumkan peralihan jabatan, baik dalam instansi pemerintah maupun perusahaan swasta, agar semua pihak yang terkait mengetahui adanya perubahan tersebut.
  3. Pengumuman Lowongan Pekerjaan: Jika suatu perusahaan sedang membuka lowongan pekerjaan, surat pengumuman dapat digunakan untuk mengumumkan lowongan tersebut kepada masyarakat umum.
  4. Pengumuman Perubahan Jadwal: Surat pengumuman juga dapat digunakan untuk menginformasikan perubahan jadwal kegiatan, seperti perubahan jadwal pelajaran, perubahan jadwal penerbangan, atau perubahan jadwal acara penting lainnya.
  5. Pengumuman Penting Lainnya: Selain itu, surat pengumuman juga dapat digunakan untuk mengumumkan hal-hal penting lainnya, seperti peringatan hari libur, pengumuman kebijakan baru, atau pengumuman terkait peraturan yang berlaku.

Dalam setiap jenis pengumuman dalam surat pengumuman, penting untuk menjaga kejelasan dan keringkasan dalam mengungkapkan informasi. Dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan menggunakan format surat pengumuman yang benar, pembaca akan lebih mudah memahami tujuan dan informasi yang ingin disampaikan.

Contoh Surat Pengumuman

Berikut ini adalah contoh surat pengumuman tentang pelaksanaan acara perpisahan sekolah:

Pelaksanaan Acara Perpisahan Sekolah


Pelaksanaan acara perpisahan sekolah

Halo semua,

Kami dengan senang hati mengumumkan bahwa acara perpisahan sekolah akan dilaksanakan pada tanggal 20 Mei di Gedung Serba Guna. Acara ini merupakan momen penting bagi siswa-siswa yang akan lulus dan melanjutkan ke jenjang pendidikan berikutnya.

Pelaksanaan acara perpisahan sekolah bertujuan untuk memberikan penghargaan kepada siswa-siswa yang telah menyelesaikan pendidikan mereka dengan sukses. Selain itu, acara ini juga merupakan kesempatan untuk mengenang perjalanan bersama selama bertahun-tahun di sekolah.

Cek Juga >>>  Lamaran Kerja sebagai Asisten: Tips dan Trik untuk Sukses Mencari Pekerjaan

Adapun jadwal acara perpisahan sekolah sebagai berikut:

– Pukul 08.00 – 09.00: Registrasi peserta

– Pukul 09.00 – 09.30: Sambutan dan pembukaan

– Pukul 09.30 – 10.30: Penyerahan piagam penghargaan kepada siswa-siswa

– Pukul 10.30 – 12.00: Acara kesenian dan hiburan

– Pukul 12.00 – 13.00: Makan siang bersama

– Pukul 13.00 – 15.00: Acara hiburan dan permainan

– Pukul 15.00 – 15.30: Ucapan perpisahan

– Pukul 15.30 – 16.00: Pembagian kenang-kenangan

Kami juga mengundang seluruh orang tua siswa untuk hadir dan turut serta merayakan momen ini. Bagi siswa yang ingin menghadiri acara ini, diharapkan untuk melakukan registrasi pada tanggal 15 Mei di ruang BK sekolah. Biaya pendaftaran sebesar Rp50.000,- akan digunakan untuk pembiayaan acara.

Pastikan Anda mempersiapkan diri dengan baik untuk mengikuti acara ini. Untuk keterangan lebih lanjut, dapat menghubungi panitia pelaksana acara perpisahan sekolah di nomor 0812-3456-7890.

Semoga acara perpisahan sekolah ini menjadi momen yang berkesan dan mengesankan bagi siswa-siswa, guru, serta orang tua. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Panitia Pelaksana Perpisahan Sekolah

Note: Gambar di atas hanya sebagai contoh.

Pemilihan Bahasa yang Jelas


Pemilihan Bahasa yang Jelas

Salah satu langkah penting dalam menulis surat pengumuman adalah pemilihan bahasa yang jelas. Bahasa yang digunakan harus mudah dipahami oleh semua pihak yang menerima surat pengumuman tersebut. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau terlalu kaku yang dapat membingungkan penerima surat.

Bahasa yang digunakan dalam surat pengumuman haruslah ringkas dan lugas. Gunakan kalimat yang pendek dan sederhana agar menyampaikan informasi dengan jelas. Pilih kata-kata yang tepat dan hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas.

Sebagai contoh, jika surat pengumuman ditujukan untuk memberikan informasi tentang jadwal rapat, gunakan kalimat yang langsung menjelaskan waktu dan tempat rapat tersebut. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele dan dapat membingungkan penerima surat.

Gaya Tulisan Formal


Gaya Tulisan Formal

Selain pemilihan bahasa yang jelas, gaya tulisan formal juga harus diperhatikan dalam menulis surat pengumuman. Gunakan gaya tulisan formal yang sesuai dengan konteks surat pengumuman tersebut.

Penggunaan ejaan dan tata bahasa yang benar sangat penting dalam menulis surat pengumuman. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal seperti singkatan atau bahasa gaul yang dapat merusak kesan formal surat pengumuman.

Pastikan penggunaan tanda baca yang tepat dan konsisten. Gunakan tanda baca seperti titik, koma, atau tanda hubung dengan benar dan sesuai dengan aturan tata bahasa yang berlaku. Jangan lupa untuk memeriksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim surat pengumuman tersebut.

Menyusun Struktur Surat dengan Rapi


Menyusun Struktur Surat dengan Rapi

Langkah terakhir dalam menulis surat pengumuman adalah menyusun struktur surat dengan rapi. Struktur surat yang rapi akan memudahkan penerima surat untuk memahami informasi yang disampaikan.

Surat pengumuman umumnya memiliki struktur yang terdiri dari bagian pengantar, isi, dan penutup. Bagian pengantar berisi salam pembuka dan tujuan dari surat pengumuman. Bagian isi berisi informasi yang ingin disampaikan seperti tanggal, waktu, tempat, atau hal-hal penting lainnya.

Cek Juga >>>  Lamaran Kerja Paruh Waktu: Peluang dan Tantangan di Indonesia

Gunakan paragraf pendek untuk setiap poin informasi yang ingin disampaikan agar lebih mudah dibaca dan dipahami. Tambahkan paragraf penutup yang berisi salam penutup dan tanda tangan.

Jika diperlukan, gunakan poin-poin atau subbab untuk memperjelas isi surat pengumuman. Gunakan urutan yang logis dan jelas dalam penyusunan poin-poin tersebut.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menulis surat pengumuman dengan jelas, formal, dan rapi. Pastikan untuk selalu melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap surat pengumuman yang akan Anda kirimkan.

Keberterimaan Surat Pengumuman

Keberterimaan Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada penerima surat. Keberterimaan surat pengumuman menjadi hal yang penting agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat. Untuk mencapai keberterimaan surat pengumuman yang baik, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Pertama, surat pengumuman harus mudah dipahami. Penggunaan bahasa yang sederhana dan jelas akan memudahkan penerima surat dalam memahami isi dari surat pengumuman tersebut. Hindari penggunaan kalimat-kalimat yang rumit atau menggunakan bahasa yang terlalu formal, agar surat pengumuman dapat dipahami dengan mudah tanpa perlu mengulang membaca berulang kali.

Kedua, surat pengumuman harus jelas. Surat pengumuman yang jelas akan memberikan informasi yang tidak ambigu atau membingungkan penerima surat. Oleh karena itu, pastikan informasi yang ingin disampaikan dalam surat pengumuman tertulis dengan rinci dan tidak menimbulkan tafsiran ganda. Sertakan juga tanggal, waktu, dan tempat yang jelas untuk keperluan acara atau kegiatan yang diinformasikan.

Ketiga, surat pengumuman harus mengandung informasi penting. Pemilihan informasi yang relevan dan penting menjadi hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pengumuman. Sertakan informasi yang benar-benar diperlukan oleh penerima surat agar mereka dapat memahami dan mengambil tindakan yang sesuai dengan isi surat. Hindari penyampaian informasi yang tidak relevan atau mengganggu kejelasan isi surat pengumuman.

Keempat, pastikan agar surat pengumuman mudah diterima oleh penerima surat. Hal ini dapat dilakukan dengan penyampaian surat pengumuman secara langsung kepada penerima, baik melalui surat elektronik, pos, atau pengantaran surat secara pribadi. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan dan menghormati penerima surat agar mereka merasa dihargai dan tidak merasa terganggu dengan surat yang diterima.

Kelima, gunakan media yang tepat untuk menyampaikan surat pengumuman. Surat pengumuman dapat disampaikan dalam bentuk surat resmi, surat elektronik, atau melalui media sosial tergantung dari tujuan dan sasaran pengumuman tersebut. Pemilihan media yang tepat akan mempermudah akses dan penyebaran informasi kepada penerima surat.

Terakhir, berikan kesempatan bagi penerima surat untuk memberikan tanggapan atau menanyakan hal-hal yang tidak jelas terkait dengan pengumuman tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan menyertakan kontak atau alamat yang dapat dihubungi oleh penerima surat apabila mereka membutuhkan keterangan lebih lanjut atau ada hal yang perlu dipertanyakan terkait dengan surat pengumuman tersebut.

Contoh Surat Pengumuman

Dalam prakteknya, keberterimaan surat pengumuman dapat dilihat dari respon dan tanggapan yang diberikan oleh penerima surat. Apabila penerima surat dapat dengan mudah dan tepat memahami isi surat pengumuman serta merespon secara positif, maka dapat dikatakan bahwa surat pengumuman tersebut berhasil mencapai tujuan keberterimaannya. Oleh karena itu, penting bagi penulis surat pengumuman untuk memperhatikan faktor-faktor yang telah disebutkan di atas guna menciptakan surat pengumuman yang efektif dan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat.

Related posts